メルマガ第２号より 仕事を３つに分解して考える
メルマガの中身をそのまま取り上げることはないんですが、
この考え方は是非知っていただきたいと思い、第２号のメルマガ
より抜粋してお届けします。
メルマガ第２号より、「仕事を３つに分解して考える」です。
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皆さんは、仕事を速くする、というとどんなイメージをお持ちですか？
速くするということで言えば、人が１０の時間がかかる仕事を、
２とか３の時間で手際よくこなす。
という感じですかね？
勿論それも非常に大事なのですが、コンサルタントっぽく、要素に
分解して考えてみるとどうなりますか？
仕事を引き受けてから、完了させるまで、という時間軸で考えると、
３つの時間があるんですね。
１）仕事を引き受けてから、その仕事に取り掛かるまでの時間
２）実際にその仕事をやっている時間
（ここで仕事は自分の手を離れます）
３）終わった仕事を誰かに報告後（納品物を提出する等）に、
不備・クレーム等で、手直し・修正が必要になる時間
（また、２）の途中もしくは、頭に戻ってやり直しになります。）
仕事を引き受けてから、完了させるまでの時間は、
上記 １）＋２）＋３）になるんですね。
言われてみると当たり前の話です。
でも、ここら辺が分かっている人と分かってない人の差は、非常に
大きいと思うんですね。
例えば、幹事が１週間後の飲み会の出席をメールで聞いたとします。
（直接、仕事とは言えないですが、でもスピード感のある人とない人
では、全く印象が違いますよ。）
そうすると、すぐに返事が来る人もいれば、１週間くらい後で来る人、
直前に来る人、催促してもこない人、といろいろなパターンがある
わけですよね。
幹事としては、返事が遅い人は非常に困ります。
滑り込み参加の人数とか、当日ドタキャンの人数とか考えながら、
会費を考えたり、場所を予約するわけですからね。
直接聞いたりしてみると、「すいません、忙しくて返事出せなくて」
ってことになったりします。
さて、返事を書くほうの手間ですが、せいぜい１〜２分程度、早ければ
「出席します」「欠席します」だけ書いて出せばいいので、３０秒で
済みますよね。
でも幹事からすると、返事が来るのが、確認メールを送ってから、
１分後だったり、２週間後だったりするわけです。
これは、１）の取り掛かりまでの時間の差、ですよね。
仕事にかかる時間は同じでも、取り掛かるまでの時間、手直しの
時間を早めていく（もしくはなくす）ことで、スピードはぐっと
アップしますよ。
（３つ以外に、大事なことがありますので、次回にお話しますね。）
◆◆ 私の実践 ◆◆
私は、上記の例で言えば、返事に時間がかからないメールには、
極力すぐに（見た瞬間に）返事を返すようにしています。
「えっもう返事いただいたんですか？」
相手が驚くこともしばしば。
でもそのおかげで、「吉川は仕事が速い」といったイメージを
周りに持ってもらっていると思います。
皆さんの周りにもやたら返事が早い人がいませんか？
そういう人って大体、「仕事が速い」という評判を勝ち取っているはず。
また、返事を早くすることで、相手も次のアクションにすぐ取り掛かる
ことができるんですよね。
相手にも感謝されます。
「後でいいや」ってメールにも、すぐ返事をしてみてはいかがでしょう？
結構気持ちいいですよ。
◆ まとめ ━━━━━━━━━━
仕事は、
１）取り掛かるまでの時間、２）やっている時間、３）手戻りの時間
に分解できる。
１）、２）、３）のそれぞれを速くする（なくす）方法を考えよう！
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