システムコンサルタントが教える、スピードアップ・速攻仕事術

議事録を率先して作る

「それじゃ、○○君、議事録作ってみんなに送ってね」

「・・・ハイ」

打ち合わせをしたとき、必ず作成しなければいけないのが「議事録」。

これって、誰かが書いて送ってくれると楽でいいですが、自分が作るとなると
面倒ですよねー。^^;

会議に出席した偉い人なんかは、絶対議事録なんか書いてくれません。

好き勝手に言いたい放題言って、「結局なんだろう？」とか「どうすれば良いの？」
と思ってるのに、「あれはどうなった？」って言われたりしますよね。

あと、分からないなりに半日くらいかけて一生懸命書いてみると、
「こんな事は言ってない」「全然分かってない」とか怒られたり・・・(ーー;)

それでも、私は言いたいのです。

　議事録は、あなたが積極的に取りましょう！　　って。

非常に面倒で、怒られる可能性も高い議事録をなぜあなたが
取らなくてはいけないのか？

作るのは確かに大変なんですが、多くのメリットがあるからです。

１）議事録を取ることで、話し合われた結果に対する「主導権」が取れます。
　　「結局こういうことです」ということを、（文句が出ない限りは、）
　　「あなたの」解釈で書くことができます。

３）議事録を作ることで、あなたが積極的に打ち合わせに参加しているという
　　イメージになります。
　　さらに、参加者からは感謝されます。
　　（特に議事録を、早く出せば出すほど喜ばれます。）

そして、ほうっておいても、どうせ若い人（＝あなた？）に「議事録作成」
というお鉢が回ってくるのですから、ご指名前に「私が作ります」ということで、
積極性をアピールすることもできるし、自分で言い出したことであれば、
モチベーションも上がりますよね。

ところで、仕事ができるようになってくると、議事録の大切さが身にしみて
くるんですね。

１）議論しただけの会議だと何も残りません。
　　何が決まったか、何が積み残しかが明確になってこそ、その打ち合わせ時間が
　　生きてきます。

２）特に別の部署や、別の会社との打ち合わせでは、「言った言わない」の議論に
　　なりやすいものです。
　　「（皆さんも特に異論無かった）議事録に、こう記載されています」という
　　ことで、無用の「責任の押し付け合い」が回避できるんです。

　　これは例えば特に、システムを作った後で、「こんなはずじゃなかった」という
　　事態が発生した時に役立ちます。
　　こういう時ってどうしても「犯人探し」が始まってしまうんです。^^;

　　誰がそう決めたのか、悪いのは誰か、ということを特定することで、「犯人」に
　　責任を取らせよう（＝犯人がベンダーならタダで修正する、犯人がクライアント
　　なら追加のお金を出させる）としちゃうんですよね。

３）誰がいつまでに何をするか、その「覚え書き」が議事録なんです。
　　次のアクションを明確にし、スムーズに仕事を進めていくためには、明確な
　　「作業指示書」つまり、「議事録」が大事です！

ここら辺のことは、仕事のできるリーダーなら分かっていること。

必ず、何らかの形で、打ち合わせの後には議事録を取るようにしているはずです。

（たまに、議事録もまともに取らない会議をやるリーダーがいるのですが、
　そんな打ち合わせは、終わった後で「何だったんだろう・・」と思うことも、
　しばしばなんですね。(~_~)

じゃあ、どの辺に気をつけて議事録を作れば良いのか？　ってところは、別の機会で
お話させていただきます。(^^♪

これもコツがあって、要領を得ない議事録を作っても、時間ばっかりかかって、
実りが少ないんですよね。